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代理機構如何贏得市場？兩項內功要苦練

發布時間：2017-07-19

代理機構如何贏得市場？

兩項內功要苦練

口文／張芊

背景資料

A單位委托B代理機構對某工程項目進行招標，該工程投資金額2500萬元，是當年的重點項目，A單位對該項目極為重視。

考慮到該項目投資金額相對較小，且地點偏僻，施工成本大，B代理機構建議A單位采用資格后審方法，并適當降低對施工單位資質等級的要求，但遭到A單位的反對，該項目最終采用了資格預審的方法。

不能說服A單位，又擔心承擔后續責任，B代理機構讓A單位對相關公告和文件作了簽字確認。B代理機構依照A單位要求發布了資格預審公告，有三家投標單位通過資格預審。

開標當天，其中一家投標單位的保證金已匯出，但未按招標文件規定的時間到賬；另一家投標單位未按招標文件的規定在開標時出具法人代表授權書。評標委員會判定上述兩家投標單位的投標文件無效，本次開標失敗。

開標的失敗，導致該工程項目工期推遲和延誤，A單位表示不滿。B代理機構項目組拿出項目整個過程記錄；在招標文件中有關于投標保證金和開標時需隨身攜帶法人代表授權書的詳細描述，投標人未能按招標文件執行，與招標代理公司毫無瓜葛——整個項目過程記錄完美無缺，B代理機構認為自己沒有任何責任。

對于這樣的解釋，A單位感到非常不滿意，表示對B代理機構完全失去信任，并將后續招標項目另行委托給了其他招標代理機構。

問題分析

B代理機構沒有責任嗎？

客觀地說，B代理機構嚴格按照招標人（A單位）的委托履行招標活動，嚴格做好過程記錄，從表面上看并無錯誤。因為從《招標投標法》對招標代理機構的定義來看，“招標代理機構是指受招標人委托，代為從事招標組織活動的中介機構”。

但是，招標代理機構不能簡單、機械地對招標人的要求惟命是從，而是應幫助招標人擬定招標文件（受其委托的情況下可代理編制招標文件），依據招標文件的規定，審查投標人的資質，組織評標、定標工作，提供與招標代理業務相關的服務（包括提供與招標活動有關的咨詢、代書及其他服務性工作）。從這個角度看，B代理機構在該工程項目中所做的工作也就難稱盡職了。

從上述實際案例中我們得知，招標代理機構實力的體現，不僅反映在專業人員數量和服務的質量上，更多地應是反映在對相關法律法規的靈活運用，并根據每個項目的實際特點向業主提出切實可行的建議，為業主提供專業與細致的服務。如何展現自身的特點，為業主做好招標服務工作是值得每個招標代理公司的工作人員認真思考的問題。

招標代理機構應修煉哪些方面的內功？

第一，精細化、人性化的專業服務能力。

《招標投標法》界定招標代理機構是從事招標組織活動的中介機構，這就明確了招標代理機構屬于服務行業。而服務行業的制勝關鍵點之一，就是“如何提供專業與細致的服務”——必須清楚在整個工作流程中如何讓被服務者物有所值的感受；要學會站在被服務者的角度思考問題，考慮其不曾考慮到的問題。當然，招標工作必須維護好“三公誠信”原則，因此堅持應該堅持的觀點和做法——這從一個側面也體現了一個規范機構的專業與操守。

打個比喻：有兩家酒店，一家嚴格按照酒店管理規章按部就班地工作，而另一家在做好基本服務的同時，還針對每位顧客的不同要求提供針對性的服務。那么作為顧客來說，多數還是會喜歡這種人性化的關懷。

同樣的道理，業主委托招標代理機構進行招標，看重的是招標代理機構從業人員掌握著豐富的法律法規知識；同時，更看重招標代理機構豐富的工作經驗。每個業主單位都希望招標代理機構能夠對自己的項目給予足夠重視，希望在招標過程中聽到合理化建議。因此，招標代理機構應該將所掌握的政策法規結合工作經驗，融會貫通地應用到每一個具體的招標項目中，為不同的業主提供個性化的支持和服務，而不是所有的招標項目不分服務對象與客觀實際，生搬硬套各類行政法律法規走過程。

結合上述背景資料，從工程項目招標工作開展之初商定招標方案時，B代理機構就應充分地分析項目特點，并立足于項目特點向業主提出合理化建議；針對項目特點，注意溝通方式方法，要耐心解釋自己觀點，在業主提出不同意見時，應進一步闡明之所以提出建議的原因，并堅持自己的主張。

首先，要客觀分析，提出合理化建議。在商定資格審查方式時，很多業主都喜歡采用資格預審的方法，因為他們認為這樣會顯得項目過程較為“正式”。可是，如果招標代理機構能夠對項目的情況進行客觀分析，向業主說明該項目的特點是“實施地點偏僻、工程利潤不大”，并事先說明可能出現的后果“預計報名投標單位家數不會太多”，再向業主建議：本項目應采用資格后審的方法，這樣有助于降低招標、投標成本，也不至于拒絕很多潛在投標人，且同樣可以滿足業主的需求。如此操作后，業主應比較容易接受招標代理機構的建議。

其次，耐心解釋，善意提醒。在商定資質要求的環節，作為招標人的A單位，為了突顯工程項目的重要程度，采用大而全的方式，將資質等級設定得比較高。作為專業的招標代理機構，首先要理解業主對項目重視的心情，但不要盲從于業主這種大而全的資質設定。

因為這樣的資質設置會將一些資質等級低、但適合本項目的投標單位擋在“門檻”之外，這不但有違法律法規的相關規定，而且長期從事招標工作的經驗也告訴我們，如果工程難度要求并不高，那一些資質一般的施工單位也可以令業主滿意。因為往往基于對成本的考慮，資質等級高的投標單位并不一定在意這樣的項目（該工程項目投資金額僅2500萬元），即使參加投標，最終也可能將這些小項目轉給下屬的一些實力不強的工程隊來完成，難以達不到業主最初期望的高資質、高質量。

招標代理機構要適時將這些情況向業主提醒和解釋，如果僅是因為擔心與業主爭執失去委托而沒有盡到提醒的責任，可能導致整個招標項目的失敗。如果是這樣，即使是前期各方面服務都做得很好，但由于一項差錯的產生，也可能會使所有的良好服務付諸東流。

再次，注意溝通方式方法。在招標代理機構向業主提出合理化建議時，需要講究方式方法。在說服業主的過程中，如果雙方溝通的方法不對，不僅不能使業主信服，還容易形成爭論的局面。這就需要招標代理機構的從業人員在平時加強學習，提升職業素質與修養。如若在雙方溝通中能夠方法得當、有理有據，告訴業主“為什么可以這樣做、為什么不能那樣做，依據的法律條文是什么”等等，就會令業主感覺到招標是一種嚴肅、相關法律約束的行為，招標代理機構的說法、做法是具有權威性的。

第二，權衡法律法規與業主需求的能力。

招標代理機構作為中介機構，所服務的對象不僅是業主，還有眾多的供應商。

客觀地說，部分投標單位的確對招標代理機構有所敬畏，但這種“敬畏”是針對在招投標法律法規指導下的、嚴肅的招投標活動，而并非針對招標代理機構的某個人。招投標工作是需要招標人、招標代理機構和投標人共同經營的一個過程，缺少任何一方的配合都不能順利進行。在這個過程中，招標代理機構起到的是聯絡、協調的橋梁和紐帶的作用。那么，代理機構如何發揮好這個紐帶作用呢？

首先，先定范圍，再發文件。上述背景資料中，B代理機構應建議A單位在確定好招標范圍之后，再對外發布招標文件，這樣不僅可以最大限度選擇適合的投標單位，也可以使投標人減少修改工作量，確保招標項目的順利進行。

其次，耐心細致，完善細節。在招標過程中還有一些細節工作，現行法律法規中并沒有規定招標代理機構必須去做。比如上述背景資料中提到的提醒投標人及時繳納投標保證金、開標時攜帶法人代表授權書等工作。這些工作，對于招標代理機構的從業人員來說，不過是舉手之勞的小事，但是對于投標人，特別是初次參與投招投標工作的投標人而言，就很有可能成為決定投標成敗的關鍵因素了。對于這一點，在實際工作中也應給予注意，這也從側面反映出一家招標代理機構的工作是否耐心而細致。要知道，在某些時候，這個項目的投標人可能會成為下個項目的招標人，在無形中還可以為招標代理機構帶來潛在客戶。

最后，優質品牌服務，貴在細致入微。隨著招標市場的不斷完善，在未來的競爭中，價格和招標文件技術含量的差別正在逐步縮小，影響招標人選擇招標代理機構的因素除了公司擁有相應的資質和業績外，關鍵還是在既往項目中所提供的優質高效的品牌服務及良好的口碑。這種品牌及口碑來自于平日工作中的細致入微和一點一滴的積累，這種積累來自招標采購工作的不斷創新、不斷完善，注重微小細節的改進，也是來自招標人、投標人等社會方方面面對我們招標采購工作的認可，有道是：與人方便，與己方便——一個善意的提醒，為對方解決了一個潛在的問題。看似不經意的細節，卻是招標代理機構服務成敗的關鍵所在。