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競爭性談判采購八大注意
口文／李 平
競爭性談判是政府采購的六種法定方式之一，也是除公開招標方式外最能體現政府采購競爭性原則、經濟效益原則和公平原則的一種方式。自我國推行政府采購制度以來，各地對競爭性談判采購方式作了很多有益探索和實踐，但各地的實踐效果不盡相同，究其原因，主要是競爭性談判采購的具體做法不完全相同，規范化操作程度不一。如何實施好競爭性談判采購？首先須根據《政府采購法》及74號令規定，嚴格依法操作；其次要明確競爭性談判采購方式的基本涵義、特點、原則及其適用條件；再次要注意把握實施過程中容易出現問題的環節，制定切實措施，做好充分準備。具體來說，在實施政府采購競爭性談判時，應著重把握好八個方面的問題。
一、競爭性談判內涵要義
政府采購競爭性談判，就是采購人或采購代理機構通過與多家供應商分別進行多輪談判，就諸如貨物制造、技術規格以及供應、運輸、安裝、調試和售后服務、價格、交易條件、其他相關條款等合同要件達成共識的過程。由于談判中各因素相互關聯，要求采購機構談判人綜合運用判斷、謀略和相關常識。
與招標采購的標的特點相比，競爭性談判采購的標的往往具有特別設計者或特殊競爭狀況的特點，很少能形成競爭狀態的市場，也沒有確定的價格。因此，在采購人或采購代理機構與供應商對采購標的制造、供應、服務的成本存在不同估價時，就不可避免地要采用談判的方法。而在多家供應商參與的情況下，采用競爭的方式，通過多輪談判報價，對各種采購因素及內容細節在談判過程中均可以進行充分分析討論，使總體方案報價更接近適當的價格，并能加以調整，以取得價格上的共同收益。
二、競爭性談判基本原則
采用競爭性談判采購方式時，應著重注意遵循以下四個方面的原則。
一是競爭原則。談判應保證適當的競爭，采購人或采購代理機構應與多家供應商（其數目不少于三家）進行談判，以確保有效的競爭。遵循這項原則的前提是，注意參加談判的供應商必須是資格有效的供應商（主要是指符合采購人提出的貨物和服務采購需求，且滿足談判條件的供應商）。
二是公平原則。指談判文件所規定的談判條件不得有歧視性條款，談判過程中要公平對待每一家參加談判的供應商，談判文件有實質性變動的，談判小組應以書面形式通知所有參加談判的供應商，淘汰供應商應按談判文件規定的標準和程序進行。
三是保密原則。采購人或采購代理機構與某一供應商間的談判應當是保密的，談判的任何一方在未征得另一方同意的情況下，不得向其他任何人透露與談判有關的技術資料、價格和其他信息。
四是事先公布評審標準和評審程序原則。在競爭性談判開始前，必須事先制定出談判以及評審標準和評審程序，在對供應商的談判方案進行評審時，必須按照事先公布的評審標準和評審程序進行，以避免評審過程的主觀性。
三、競爭性談判適用條件
《政府采購法》第三十條規定了競爭性談判采購方式的適用條件，這個適用條件包括兩層含義：一是適用的范圍，即競爭性談判采購的對象，主要是指貨物或服務；二是適用的情形，即競爭性談判采購只適用于四種情形，當出現這四種情形之一時，法律允許不使用公開招標采購方式，可采用競爭性談判方式采購。
這些適用條件主要包括：
一是，招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。這種情形是指經公開招標或邀請招標后，沒有供應商投標，或者有效投標供應商數量未達到法定數量，以及重新招標未能成立的。其中招標失敗有三種情況：一是招標后沒有供應商投標；二是招標后有效投標供應商未達到法定的三家以上，或者是投標供應商達到了三家以上，但合格者不足三家的；三是再進行重新招標也不會有結果且重新招標不能成立的。
二是，技術復雜或性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的。主要是指由采購對象的技術含量和特殊性質所決定的，采購人不能確定有關貨物的詳細規格，或者不能確定服務的具體要求的，如電子軟件開發與設計。
三是，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。由于公開招標采購周期較長，當采購人出現不可預見的因素（正當情況）急需采購時，無法按公開招標方式規定的程序得到所需貨物和服務的。
四是，不能事先計算出價格總額的。這種情形是指采購對象獨特而又復雜，以前不曾采購過且很少有成本信息，不能事先計算出價格總額的。
74號令對包括競爭性談判在內的其他非招標采購方式的適用條件作了進一步明確，規定符合四種情形的，可以適用非招標采購方式：一是依法制定的集中采購目錄以內，且未達到公開招標數額標準的貨物、服務；二是依法制定的集中采購目錄以外、采購限額標準以上，且未達到公開招標數額標準的貨物、服務；三是達到公開招標數額標準、經批準采用非公開招標方式的貨物、服務；四是按照《招標投標法》及其實施條例必須進行招標的工程建設項目以外的政府采購工程。
同時，74號令進一步明確了采購項目可以采用競爭性談判方式采購的幾種情形：一是招標后沒有供應商投標或者是沒有合格標的，或者重新招標未能成立的；二是技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；三是非采購人所能預見的原因或者非采購人拖延造成采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；四是因藝術品采購、專利、專有技術或者服務的時間、數量事先不能確定等原因不能事先計算出項目價格總額的。
另外74號令還規定，公開招標的貨物、服務采購項目，招標過程中提交投標文件或經評審實質性響應招標文件要求的供應商只有兩家時，在報經財政部門批準后，可以與該兩家供應商進行競爭性談判采購。
根據《政府采購法》及74號令相關規定，結合項目具體情況特點作出分析，凡是符合這些情形的，即可按照程序采用競爭性談判采購方式，否則不能隨意采用。
四、競爭性談判程序步驟
與公開招標采購方式相比，競爭性談判具有較強的主觀性，評審過程也難以控制，容易導致不公正交易，甚至腐敗。因此，必須對這種采購方式的適用條件加以嚴格限制，并對談判過程進行嚴格控制。
《政府采購法》第三十八條規定了競爭性談判采購應遵循的基本程序，主要包括以下五個步驟：
一是成立談判小組。談判小組由采購人代表和有關評審專家共三人以上單數組成，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二。
二是制定談判文件。談判文件應當明確談判程序、談判內容、合同草案條款以及確定成交的標準等事項。
三是確定邀請參加談判的供應商名單。談判小組從符合資格條件的供應商名單中確定不少于三家供應商參加談判，并向其提供談判文件。
四是談判。談判小組所有成員集中與單一供應商分別進行談判。談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判文件有實質性變動的，談判小組應當以書面形式通知所有參加談判的供應商。
五是確定成交供應商。競爭性談判結束后，談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規定的時間內進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選供應商中，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將成交結果通知所有參加談判的未成交供應商。
74號令對競爭性談判的程序作了具體規定，明確實施競爭性談判要經過采購方式審批、編制競爭性談判文件、邀請供應商參加談判、向供應商提供競爭性談判文件、對競爭性談判文件進行澄清和修改、供應商編制并提交首次響應文件、成立談判小組、對供應商提交的響應文件進行審查、與供應商進行談判、變動采購需求、供應商重新提交響應文件并提交最后報價、對供應商提交的響應文件和最后報價進行評審、編寫評審報告并推薦成交候選供應商、確定成交供應商、簽訂采購合同、退還采購保證金、對供應商履行合同的情況進行驗收、采購文件資料整理歸集等過程。
五、競爭性談判文件規范完整
完整的競爭性談判文件由六個部分組成。
談判邀請函：介紹招標項目簡明情況，告知參加談判的供應商獲取競爭性談判文件和談判的方式以及遞交談判響應文件的地點、時間、聯系方式、通訊地址等。
談判方須知：說明競爭性談判文件的組成，對采購項目作出詳細說明，解釋談判文件中的有關概念、涵義，對供應商的資格要求及資格審查辦法，澄清競爭性談判文件和談判響應文件的方法、程序，談判響文件的內容和組成部分，對談判響應文件的編制、裝訂、密封、標記、遞交等要求作出規定，告知談判的供應商談判的具體時間、地點及遞交談判響應文件的地點、時間、方式、程序和截止時間，對響應文件的修改和撤回作出規定，對談判及其評審辦法、確定成交的原則等作出規定。
合同主要條款或商務要求：包括合同價款所應包含的內容，對工期或交貨期、保修期的規定，對產品或設備質量技術的要求，對服務項目及服務規范、標準的規定，對違約的責任及其處理辦法的規定等。
談判響應文件格式：是對響應文件組成部分及格式作出規定，要求參加談判的供應商按照規定格式制作談判響應文件并提供相關談判響應文件資料、說明。
供應商資格證明文件：主要是對要求參加談判的供應商須提供的能證明其資格、資質的文件資料和格式要求作出規定。
談判項目內容和要求：主要是對所采購的項目作出詳細說明，包括項目的實施方案、項目主要內容、項目技術方案及技術要求、相關指標參數、所依據的標準、相關技術設計圖紙、相關設備技術參數和具體項目資料及采購清單等。
六、競爭性談判小組組成合法
根據74號令規定，競爭性談判小組由采購人代表和專家共3人以上單數組成，其中專家不少于競爭性談判小組成員總數2/3。
在組成談判小組時，首先要根據項目具體情況確定人數，談判小組必須由單數組成，一般為3人以上。其次，是從財政部門管理的專家庫中隨機抽取專家，專家應與項目專業一致或盡量相同，人數也應該是單數，并要占到談判小組成員總數的2/3以上。再次，確定采購人的代表，可以是采購人單位的人員，也可以由采購人單位委托的代表參加。
談判小組中的采購人代表，必須由采購人的法定代表人授權，并出具授權書。
談判小組成員中的所有人員，包括評審專家在內，都不能與參加談判的供應商有利害關系，如談判小組成員與某供應商有利害關系，應要求其主動回避。有利害關系的情形主要是指：3年內曾在參加該采購項目供應商中任職或擔任顧問；配偶或直系親屬在參加該采購項目的供應商中任職或擔任顧問；與參加該采購項目供應商發生過法律糾紛；其他可能影響公正評審的情況。
組成談判小組時，還要注意談判小組成員的結構，應根據采購項目特點，結合專家總體情況確定，使談判小組成員的專業結構合理，知識水平、綜合素質相當。
對于談判小組的組成，74號令也有明確規定。達到公開招標數額標準的貨物或服務采購項目，或達到招標規模標準的政府采購工程，競爭性談判小組應由5人以上單數組成。技術復雜、專業性強的競爭性談判采購項目，通過隨機方式難以確定合適的評審專家的，經主管預算單位同意，可以自行選定評審專家。技術復雜、專業性強的競爭性談判采購項目，評審專家中應當包含1名法律專家。
74號令還明確規定，采購人不得以評審專家身份參加本部門或本單位采購項目的評審。代理機構人員不得參加本機構代理的采購項目的評審。
七、競爭性談判組織規劃
談判開始前，應制定詳細的談判工作計劃。
一是，做好談判前期工作安排，包括談判采購方案的論證分析、項目采購清單的確定、談判文件的編制、采購信息公告的發布、談判文件的發售和澄清、談判供應商的資格審查等。
二是，做好談判大會的工作安排，包括談判大會的組織籌備，工作人員的確定，接收供應商提交首次談判響應文件，談判大會的舉行、開啟并宣讀響應文件的工作安排等。
三是，做好談判階段工作安排，包括對談判響應文件的有效性、完整性和響應程度的審查，對談判供應商資格的審查，對談判供應商提交的技術與商務方案的審定以及談判的地點和參與人員，談判的輪次和談判供應商的談判順序，談判的具體方式、程序、步驟、項目、內容，最后報價的方式、程序，談判的最終評審，談判結論和談判結果報告的形成等。
四是，對整個談判過程的各個環節也要做出詳細的安排，對談判過程中各種有利因素和不利因素，都要作出準確的預測，并根據談判工作的組織需要制定相應措施，防范不利因素的影響。
五是，根據談判工作需要，設計、制定相應的談判文件資料、有關表格，供談判小組在談判和評審時使用。
六是，制定談判工作制度，包括談判小組成員工作職責，工作人員工作職責，談判工作紀律，明確談判小組和工作人員的職責和相應工作紀律。
七是，制定談判評審原則和辦法，對談判過程的相關事項以及談判評審標準作出規定。
八是，對談判過程中的相關事項做好安排，并提出相應要求。主要是要求談判過程中，除公開報價外，都應在完全封閉的談判室中進行，談判結束前，應切斷所有談判小組成員與外界的聯系；談判過程中，談判小組成員不得單獨與采購單位或供應商接觸，未經同意不得對采購單位和供應商進行參觀或考察；談判小組應獨立工作，不受外界干擾；談判小組應實行集體負責制，當談判小組成員對某些事項出現意見分歧時，可按少數服從多數的辦法處理，或實行民主集中制的辦法，由談判小組組長集中大多數成員的意見決定有關事項。
八、競爭性談判問題應對
在競爭性談判過程中，常會出現一些預料之外的因素，導致談判工作受阻，這就要求談判組織者把握相關原則，做好應對工作。
一是，注意掌握談判技巧和分寸。在談判小組中，每個成員都要有明確的分工，談判時注意談判小組成員座次的排列和角色的配合，同時還應注意掌握談判程序、談判進程和談判的整體節奏。
二是，要注意審查談判方談判代表的資格有效性。一般要求供應商參加談判的代表須為其法定代表人或法人授權委托人，如法人授權委托人參加談判，須要求其出具法人授權書；如法定代表人直接參加談判，須要求其出具身份證件。
三是，談判過程中要具體問題具體分析。在整個談判過程中，可進行多輪技術談判和商務談判，具體談多少輪次由談判小組視具體情況而定，也可以將技術談判和商務談判合為一個階段同步進行。但不論哪種方式，都應保證每個參與談判的供應商都能得到同樣多的談判機會。
四是，嚴格遵循《政府采購法》規定的競爭性談判原則，即符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則，這三個條件必須同時具備，缺一不可。74號令對競爭性談判評審和確定成交的原則也作了明確規定，即談判小組應當從質量和服務均能滿足采購文件實質性響應要求的供應商中，按照最后報價由低到高的順序提出3名以上成交候選人，并編寫評審報告。這就是說，《政府采購法》規定的“符合采購需求、質量和服務相等且報價最低”可以解釋為“質量和服務均能滿足采購文件實質性響應要求，且最后報價最低”，在實施競爭性談判時，必須注意嚴格把握。
五是，注意正確適用法律法規。整個實施過程都要嚴格依法依規。不僅要遵照《政府采購法》對競爭性談判方式和程序的規定，還應注意遵照本法的其他規定，同時還應把握74號令及其他相關法律法規的規定，既要做到主體和實體合法，又要做到程序合法。
六是，當競爭性談判小組成員出現意見不一致時，可按照74號令規定，即按照少數服從多數的原則推薦成交候選人，對評審報告有異議的談判小組成員，應當在報告上簽署不同意見并說明理由，由談判小組書面記錄相關情況。談判小組成員拒絕在報告上簽字又不書面說明不同意見和理由的，視為同意評審報告。
七是，當采購單位逾期未按照規定確定成交供應商，且不提出異議的，可按照74號令的規定，視為確定評審報告提出的最后報價最低的供應商為成交供應商。
八是，注意采購文件的完整性。所有談判過程的每一個階段都要有詳細的書面記錄，各類附件及個人簽字手續、單位蓋章須齊全。值得一提的是，如果要經常組織實施競爭性談判，可以將談判文件、有關資料和各個階段使用的文件、表格、報告以及相關程序、工作紀律、注意事項等書面材料制作成通用的標準格式，反復使用，以提高工作效率。
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