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編制文件小錯誤不斷成功招投標從何談起

吳周艷

  “細節決定成敗”“千里之堤，潰于蟻穴”，這些道理在各行各業一再得到驗證，在招投標領域也不例外。我們經常看到，在重要的招標和投標過程中，常常出現編寫投標文件時復制粘貼出錯、采購人名稱寫錯、公用文件忘了替換、錯蓋公章等低級錯誤，導致投標失敗。這種編制投標文件不走心的行為，把本來就要到手的項目毀于一旦，讓人扼腕嘆息。

  下面筆者從現實工作中梳理出以下幾個因疏忽而失敗的案例，以饗讀者。

  編寫文件時復制粘貼出了錯

  某采購代理機構在編寫采購文件時要求：“采購文件中用“★”符號標明的條款為實質性要求和條件，其中任何一條出現負偏離，其投標無效。”可采購文件編制人員在獲得采購人的技術要求后，直接進行了復制粘貼，把“★”符號給忘了，沒有標明出實質性要求和條件。

  在評審過程中，專家以采購文件存在“重大缺陷導致評審工作無法進行”作廢標處理。

  現實中，很多采購代理機構工作人員容易出現此類錯誤，都是復制粘貼惹的禍，編制采購文件時工作人員一般都是基于原范本或模版進行編寫，在編寫過程中一般不會去修改一些通用條款，只會針對項目的報名條件、技術參數和評分細則等要素進行修改，當采購人提供了技術參數的電子版時，復制粘貼就是一個標準動作，這個時候，編制人員最容易疏忽的就是用“★”符號標明實質性要求和條件。在這個案例中，技術條款中沒有任何一條用“★”符號標明，投標人沒有實質性響應要求，那投標人提供的產品或服務還能有保障嗎？最后中標（成交）的結果可能與采購人的實際要求大相徑庭，這是采購人無法接受的。

  某投標人在投標過程中，投標授權代表人隨身的身份證是有效的，可評審專家發現投標文件中的身份證掃描件是過期的，專家認定該投標人為無效投標。詢問后發現，編寫投標文件的工作人員在編寫投標文件時復制粘貼了以前的投標文件，沒有將新的身份證替換，導致投標失敗。

  筆者在評標過程中，發現類似情況還不少。有營業執照已更換，但投標文件中沒有更新；有現場提供的IS09001認證證書原件已年檢，但投標文件中的掃描件依然未年檢等。

  筆者提醒，投標人在企業出現與投標有關的證件更新或年檢的時候，編制投標文件的工作人員一定要注意更新情況，不能只是簡單復制粘貼，否則，企業投入了大量的人力、物力和財力，最終因小疏忽導致無效投標，讓人揪心。

  采購人名稱寫成了其它名稱

  某知名物業公司在參與某高校的物業項目投標時，在物業管理方案中把本次的采購人名稱寫成了其它高校的名稱，在評審中，專家給此方案打了0分，該物業公司最終失去了中標的機會。

  在物業招標過程中，考察一家物業公司對項目的管理方案是常用的評分條款，可很多物業公司在投標時并不是認真針對投標項目編寫可行性的方案，而是從之前投標文件的方案中直接進行修改，但修改過程中常常因為編制人員的疏忽，未曾將原采購人名稱、地址等要素給替換掉，最終導致投標失敗。

  筆者提醒，投標人在制作投標文件時，不能因為省事，直接在舊的或者他處借用過來的投標文件上直接修改，這樣容易疏漏或者疏忽，從而產生采購人名稱沒有修改的低級錯誤，導致投標失敗，浪費了企業大量的人力、物力和財力。

  共用文件忘了替換

  某省集中采購機構為某廳采購一批IT類設備設施。《售后服務承諾函》屬于實質性響應條款，在評審過程中，評標委員會發現投標公司A投標文件中的《售后服務承諾函》所寫的承諾對象竟然不是本項目的采購人，而是另一家與其完全不相干的單位。評標委員會詢問A公司授權代表，A公司代表解釋，是制作標書時出了問題。當時A公司要同時制作兩份投標文件，一個是省里的項目，一個是市里的項目，這兩個項目的內容大致相同，制作投標文件時沒有將項目內容的替換做徹底，造成了這一后果。A公司代表希望評標委員會給予諒解，并申請補充正確的《售后服務承諾函》，繼續參加該項目的評審活動。評標委員會認為A公司不響應采購文件的要求，作無效投標處理。

  筆者提醒，投標人在制作投標文件時，每一個細節都很重要，否則差之毫厘謬以千里，從而導致投標失敗。

  錯蓋公章

  某市政府采購中心為某部門采購一批儀器儀表設備。評審過程中，評標委員會發現投標公司A的投標文件中的《開標一覽表》所蓋公章竟然是分公司的公章。評標委員會詢問A公司授權代表為何出現這種情況，A公司代表紅著臉解釋說，因為公司公章是統一保管的，標書做出來后，工作人員忙著在標書上蓋章，一不小心弄錯了。評標委員會最終以不響應采購文件要求作為無效投標處理，A公司對此心服口服，無任何異議。

  上述幾個案例中，說明投標成功的關鍵要素是：細心、細心、再細心。在招投標實踐活動中，往往成功的投標，都是在細節上處理的很好。

  （作者單位：江西明臺工程招投標代理有限公司）

（責編：楊金亮）