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科研院所非招標(biāo)方式采購(gòu)研究與實(shí)踐

上海石油化工研究院 任靜

 近年來，科技領(lǐng)城“放管服”改革的不斷深化賦予了科研人員更大的自主權(quán)，同招標(biāo)采購(gòu)樣，如何在產(chǎn)格執(zhí)行企業(yè)物資供應(yīng)管理各項(xiàng)規(guī)定的前提下，進(jìn)一步提升科研院所物資供應(yīng)效率和質(zhì)量，是當(dāng)前科研院所物資采購(gòu)工作實(shí)踐中的要點(diǎn)和難點(diǎn)。

 一、非招標(biāo)方式采購(gòu)的基本內(nèi)容及利弊對(duì)比

 1.非招標(biāo)方式采購(gòu)的基本內(nèi)容非招標(biāo)方式采購(gòu)是指用招標(biāo)以外的方式進(jìn)行采購(gòu)，包括談判采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)、直接采購(gòu)、競(jìng)價(jià)采購(gòu)等。

 根據(jù)物資、項(xiàng)目特點(diǎn)不同，非招標(biāo)方式采購(gòu)也有其不同的適用性。

 談判采購(gòu)適用于采購(gòu)需求不明確、實(shí)施方案不明確、或市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分，潛在供應(yīng)商不足三家的情況。

 詢比價(jià)采購(gòu)適用于采購(gòu)人可準(zhǔn)確提出采購(gòu)項(xiàng)目需求和技術(shù)要求，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)比較充分的采購(gòu)項(xiàng)目。

 直接采購(gòu)又稱單一來源采購(gòu)，采購(gòu)人通過組建談判小組與一家供應(yīng)商進(jìn)行談判，直接采購(gòu)是種非競(jìng)爭(zhēng)性的采購(gòu)方式，適用于采購(gòu)項(xiàng)目為特定專利或?qū)Ｓ屑夹g(shù)，原設(shè)備、裝置、系統(tǒng)配套的物資或供應(yīng)資源數(shù)量極少等情況。

競(jìng)價(jià)采購(gòu)則適用于技術(shù)通用、標(biāo)準(zhǔn)明確，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目，靠?jī)r(jià)格取勝。

 2.非招標(biāo)方式采購(gòu)的利弊對(duì)比，如表1所標(biāo)。

 二、科研院所的物資需求特點(diǎn)與物資采購(gòu)現(xiàn)狀

 科研院所與生產(chǎn)型企業(yè)的物資需求存在著明顯差別，具有需求計(jì)劃繁多、品種雜、數(shù)量少頻次低、通用性小總金額低、需求緊急等特點(diǎn)。在嚴(yán)格落實(shí)企業(yè)物資招標(biāo)采購(gòu)管理應(yīng)招必招、能招盡招的原則下保障科研供應(yīng)效事和質(zhì)量，需要物資供應(yīng)人員積極探索創(chuàng)旨。通過統(tǒng)計(jì)2019年某科研院所的物資采購(gòu)情況可以看出:招標(biāo)采購(gòu)詢比價(jià)采購(gòu)、直接采購(gòu)是某科研院所常用的物資采購(gòu)方式(見表2)。

 三、詢比價(jià)采購(gòu)的實(shí)踐與經(jīng)驗(yàn)

 1.科學(xué)編制采購(gòu)預(yù)案

 針對(duì)各類需求物資的特點(diǎn)，科學(xué)編制采購(gòu)預(yù)案。對(duì)需求頻次較高、可預(yù)測(cè)需求的物資，如化學(xué)試劑、玻璃儀器、實(shí)驗(yàn)氣體等，通過定向或公開詢比價(jià)的方式(估算金額50萬(wàn)元以下)簽訂企業(yè)自采框架協(xié)議，減少一單一采操作，提高采購(gòu)效率。對(duì)技術(shù)復(fù)雜、非標(biāo)、難以集合需求形成批最采購(gòu)的物資，在編制采購(gòu)預(yù)案之前，應(yīng)通過充分調(diào)研溝通，了解生產(chǎn)周期、供貨流程、付款方式。運(yùn)輸方式等，根據(jù)物資特點(diǎn)，優(yōu)先選擇具有相應(yīng)產(chǎn)品目錄的供應(yīng)資源。

 公開詢比價(jià)采購(gòu)預(yù)案中設(shè)置資格條件時(shí)，應(yīng)根據(jù)所采購(gòu)物資的實(shí)際需求條件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況等因素合理設(shè)置，避免不合理的條件限制、排斥潛在競(jìng)價(jià)供應(yīng)商，造成競(jìng)爭(zhēng)不足。

 2.充分調(diào)研論證，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

 在開展物資采購(gòu)工作前，應(yīng)多渠道開展價(jià)格調(diào)研，充分了解物資市場(chǎng)供害情況及價(jià)格走勢(shì)分析，利用BW系統(tǒng)和行業(yè)業(yè)務(wù)公開系統(tǒng)，加強(qiáng)日常價(jià)格比對(duì)分析;通過與科研需求用戶溝通交流，了解物資技術(shù)要求、特點(diǎn)及成本構(gòu)成、決定價(jià)格的主次因素，利用各類網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)核查及以往采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)評(píng)判供應(yīng)商報(bào)價(jià)情況，保障采購(gòu)價(jià)格的科學(xué)合理。

 3.合理設(shè)定采購(gòu)目標(biāo)價(jià)

 設(shè)置合理采購(gòu)目標(biāo)價(jià)多用于投資類的項(xiàng)目采購(gòu)，因其有資金指標(biāo)或采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目非常了解，清楚其價(jià)格上限，因而設(shè)置采購(gòu)目標(biāo)價(jià)可在一定程度上防范采購(gòu)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)目標(biāo)價(jià)的設(shè)定過高，形同虛設(shè)，造成采購(gòu)資金浪費(fèi);采購(gòu)目標(biāo)價(jià)設(shè)定過低則可能消磨掉供應(yīng)商的積極性，造成詢比價(jià)失敗。投資資金金額、歷史采購(gòu)價(jià)、BW價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)中的采購(gòu)記錄價(jià)格(如中石化物資供應(yīng)管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)庫(kù))可作為采購(gòu)目標(biāo)價(jià)設(shè)定的依據(jù)，然而充分地了解市場(chǎng)規(guī)律及項(xiàng)目特點(diǎn)，才是采購(gòu)目標(biāo)價(jià)得以合理設(shè)定的保障。

4.強(qiáng)化供應(yīng)資源管理，防范供應(yīng)及質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

 一是引進(jìn)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)資源，優(yōu)化供應(yīng)資源結(jié)構(gòu)，優(yōu)選生產(chǎn)廠或品牌商參與采購(gòu)，減少中間商、經(jīng)銷商選擇。二是嚴(yán)格審查供應(yīng)商資質(zhì)，不定期開展供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)狀況、內(nèi)部控制、安全環(huán)保、誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)等的考察或評(píng)價(jià)。三是強(qiáng)化過程質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管控，建立重點(diǎn)供應(yīng)商資質(zhì)監(jiān)控臺(tái)賬和質(zhì)量問題臺(tái)賬，搭建質(zhì)量反饋機(jī)制，全面強(qiáng)化質(zhì)量驗(yàn)收和檢驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)的閉環(huán)管理。

 四、直接采購(gòu)的實(shí)踐與經(jīng)驗(yàn)

 1.科研院所實(shí)施直接采購(gòu)的前提

 針對(duì)科研物資需求緊急、通用性小的特點(diǎn)，物資供應(yīng)部門在秉持“應(yīng)招必招、能招盡招”的剛性要求以及“程序不可逾越進(jìn)程可以加快”的原則下，對(duì)不滿足招標(biāo)條件的科研物資，尤其是大型科研設(shè)備、儀器及主機(jī)備件等，可通過辦理相關(guān)手續(xù)，實(shí)施直接采購(gòu);對(duì)金額超過50萬(wàn)元，能夠滿足招標(biāo)條件的“能招盡招”物資，必須實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)。

 2.直接采購(gòu)的實(shí)踐與經(jīng)驗(yàn)

 嚴(yán)格履行直接采購(gòu)程序。一是通過制定直接采購(gòu)的管理制度，從源頭上嚴(yán)格直接采購(gòu)的論證與審批程序。二是按照企業(yè)業(yè)務(wù)公開要求，在采購(gòu)前及采購(gòu)?fù)瓿珊螅皶r(shí)做好公示公開工作。

 3.把控采購(gòu)價(jià)格

 直接采購(gòu)的物資，因缺乏市場(chǎng)通用性，買方了解市場(chǎng)價(jià)格的渠道較窄，采購(gòu)價(jià)格無(wú)法合理掌控。在采購(gòu)過程中，賣方往往憑借其市場(chǎng)資源稀缺性和壟斷地位而呈現(xiàn)強(qiáng)勢(shì)，擁有定價(jià)權(quán)。總結(jié)以往實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，物資采購(gòu)人員可通過采取如下措施把控采購(gòu)價(jià)格。一是多方位對(duì)比同類或同種物資價(jià)格。

 如在某控制系統(tǒng)的備件直接采購(gòu)中，采購(gòu)人員前期通過查詢賣方公司與集團(tuán)總部以往簽訂的裝置及備件框架協(xié)議價(jià)格，了解到備件的平均折扣率，以此為談判籌碼，向賣方爭(zhēng)取到了列單價(jià)50%的折扣率，節(jié)約采購(gòu)資金30余萬(wàn)元。二是與科研需求用戶共同調(diào)研，了解物資相關(guān)的原材料費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、進(jìn)口稅費(fèi)、安裝及服務(wù)等，在商務(wù)談判時(shí)根據(jù)具體情況，可要求賣方分項(xiàng)報(bào)價(jià)，從而掌握一定的談判主動(dòng)權(quán)。三是充分運(yùn)用談判技巧達(dá)成合作共贏。直接采購(gòu)的談判，是雙方人員斗智斗勇的博弈，談判時(shí)表達(dá)合作誠(chéng)意但據(jù)理力爭(zhēng)，抓大放小化解難題，可達(dá)到事半功倍的效果。

 4.控制過程風(fēng)險(xiǎn)

 一是盡可能地與生產(chǎn)廠家達(dá)成合作。通常情況下，科研儀器設(shè)備因其高精尖的特點(diǎn)，生產(chǎn)廠家多在海外，而主機(jī)設(shè)備、裝置備件的直接采購(gòu)，因其數(shù)量少或金額小，往往向其經(jīng)銷商或代理商發(fā)起。因此，嚴(yán)格審核經(jīng)銷商、代理商的授權(quán)證書，是降低供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的前提。二是嚴(yán)格采購(gòu)合同的簽訂。雖然采購(gòu)過程中雙方經(jīng)過多次溝通交流甚至有過長(zhǎng)期合作，但對(duì)涉及交貨期限違約責(zé)任、技術(shù)服務(wù)及安裝調(diào)試等關(guān)鍵事項(xiàng)，不可口頭約定，須切實(shí)反映在合同條款中，這不僅能夠約束供應(yīng)商行為，保護(hù)雙方權(quán)利與義務(wù)，也是控制過程風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。

 五、小結(jié)

 科學(xué)選用詢比價(jià)采購(gòu)、積極推進(jìn)招標(biāo)采購(gòu)、實(shí)事求是開展直接采購(gòu)，思考探索規(guī)范高效的物資采購(gòu)供應(yīng)模式，是某科研院所物資供應(yīng)人員近年來不斷實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)沉淀。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”采購(gòu)的不斷深化，非招標(biāo)方式采購(gòu)也依托電子商務(wù)系統(tǒng)、易派客等平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了全流程電子化操作，通過專業(yè)化、規(guī)范化地發(fā)布詢價(jià)書、采購(gòu)公告公示以及依法公開相關(guān)信息，使得采購(gòu)過程更加公正、科學(xué)、透明。以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)共享技術(shù)支撐的電子化操作，在為采購(gòu)與供應(yīng)提供諸多便利的同時(shí)，數(shù)據(jù)可追溯、可統(tǒng)計(jì)，更為監(jiān)察審計(jì)提供可靠支撐。