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如何提升招標文件編制質量

網新源建設有限公司 崔智雄 李媛 焦思維 趙文國

 [摘要]招標文件編制質量很大程度上影響著招標采購活動實施效率及效果，本文通過對招標來購工作經驗的總結歸納，梳理出影響招標文件編制質量的主要因素，提出有針對性的解決措施。

 [關鍵詞]招標文件;編制質量

 招標投標是應用技術、經濟的方法和市場競爭機制，組織開展的一種公開、公正和擇優的成交方式。其不僅能節約成本，也能預防和減少腐敗的發生。招標文件作為投標人編制投標文件的重要依據，直接影響若招投標結果和合同履行水平。

 招標文件編制存在的問題及成因

 招標文件編制質量不高可能導致多種問題的發生，如投標階段產生大量的招標文件澄清，評標階段導致項目暫停或者流標，合同談判階段造成合同談判失敗、無法簽約等。通過對近年來多個批次的招標文件澄清、評標工作經驗進行歸納梳理，筆者總結出導致招標文件編制質量不高的主要原因:

 1.對招標活動最新政策規定掌握不充分。近年來隨著“放管服”改革推進，招投標及工程建設領域相關制度規定不斷更新。由于對政策變化不熟悉導致的資質要求設置不合理、招標文件編制不完善情況頻發。

 2.招標文件編制信息化程度不高。商務文件通過手工編制，在大量的復制、粘貼、填寫、修改過程中，極易發生由人為失誤導致招標文件編寫錯誤的情況，因此商務文件編制準確率和效率難以提升。

 3.招標文件復核機制不完善。對招標文件必要的澄清修改需在投標截止時間至少15日前發出，若前期不進行招標文件復核，往往發現問題時已經超過澄清修改時間，文件編制錯誤無法得到及時處理，甚至會導致項目評標失敗。

 提升招標文件編制質量的措施

 1.緊跟國家政策導向，關注工程建設等領域的管理規定變化。根據近5年國務院陸續頒發的關于取消和下放批行政許 可事項的決定，我們搜集整理了各類資質證書最新圖片，修訂《專用資格設定參考手冊》及《專用資格設定參考手冊》

 圖文版。收集梳理每批審查工作中遇到的資質設置合理化修改建議，滾動更新公司(集中采購統一策略庫)，保證招標文件設置的投標人資格業績要求語言描述更加清晰、準確，避免出現由于文字表述模糊或者不準確造成的歧義。

 專用資格要求的實時更新，有效避免了由于招標人專用資格設置不合理導致的招標項目暫停、購買招標文件不足3家等情況的發生。采取這一措施后，招標階段未出現由于資質業績設置不合理導致項目暫停情況發生。

 2.編制審查工作清單，明確審查要點。依據《招標投標法》、工程建設等領域行業規定以及公司招標采購活動管理辦法，總結招標采購文件審查工作經驗，制作《文件審查大綱》《文件審查記錄表》表單。大綱分為文件整體性、批次計劃匯總表內容、合同款、技術規范、報價文件五個板塊，專家在進行審查時可對照大綱內容逐條確認，并將問題內容及修改建議記錄在《文件審查記錄表》中，表單內容如表1、表2所示。

 招標采購文件審查清單，涵蓋了文件審查工作中需注意的審查要點，內容全面詳盡。通過對照審查清單對招標采購文件進行逐項檢查，保障招標采購文件編制質量，有效減少招標階段的澄清數量。

 3.通過提高標準化水平，為信息化建設提供有力保障。對不同采購方式的商務文件模板進行梳理，針對不同類型招標項目分別設置標準格式模板，固化商務文件模板中招標編號、項目名稱、踏勘情況、分包情況、代理服務費收取情況、是否框架采購、中標的限制、權重、商務技術評分標準9個標準字段。貫通審查與招標文件編制平臺，依托目前招標文件審查使用的ERP系統，開發商務文件自動生成模塊，從系統中直接獲取審查后的標準字段信息，實現“范本自動抓取”“信息自動導入”的一鍵生成商務文件功能。

商務文件實現自動編制后，文件編制效率大大提升。2021年第二批為全年項目數量最多的批次，共有265個項目，若采用手工編制商務文件，每個項目商務文件編制時間約10分鐘，編制完成約需44.17小時。而通過商務文件自動生成模塊，僅用15分鐘便可實現265個商務文件的全部生成。經復核，商務文件關鍵信息正確率100%。

 4.增設招標文件復核機制，梳理招標文件的易錯易漏點，按類型分步驟形成招標文件“體檢單”,如表3所示。體檢內容主要包括最高投標限價、分值權重、評分細則、*號條款、中標限制、資質業績情況等內容。招標文件編制完成后，項目經理對照招標文件“體檢單”對所負責項目的招標文件逐項自檢，并對結果簽字確認。

 經統計，2021年常規批次的招標項目存在問題文件數量占比情況如圖1所示。

 下一步，將從以下兩個方面著手，對提升招標文件編制質量進行不斷優化。一方面，持續提升招標采購標準化建設，推行招標采購項目標準化分標，審查階段將同一分標項目使用的資質、權重、評分標準、技術文件范本等內容進行固化設置，逐步減少招標文件內容的手動編制，降低招標文件錯誤發生率，提高招標采購效率。另一方面，采取線上線下雙渠道模式，基于微信公眾號平臺與供應商見面會等形式，暢通供應商意見和建議反饋渠道，征集供應商對招標文件的意見和建議，多角度全方位了解招標文件編制過程中存在的問題，針對投標人關注的典型問題制定整改方案，不斷提升招標文件質量。

 結語

 本文通過近年來多個批次招標文件澄清以及招評標工作經驗，總結提出影響招標文件編制質量的主要原因，并提出了專用資格要求設置實時更新、審查工作清單編制、商務文件自動生成、招標文件增設復核機制四個解決措施，以期達到招標文件編制正確、信息完整、內容統一的目標。

參考文獻:

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  [2]張武,王亞玲.淺談招標文件編制要點與質量控制[J].招標采購管理,2020.(12):31-33.

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