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南京市工程造價咨詢成果及過程文件檔案管理辦法

寧建價字〔2022〕17號

第一章 總則

  第一條 為進一步規范工程造價咨詢業務活動，加強工程造價咨詢企業咨詢成果及過程文件檔案管理，結合取消工程造價咨詢企業資質審批改革背景，創新和完善工程造價咨詢監管方式，推進事中事后監管工作落到實處，根據《工程造價咨詢企業管理辦法》、《江蘇省建設工程造價管理辦法》、《建設工程造價咨詢規范》以及《江蘇省建設工程造價咨詢業務指導規程》（2021版）（以下簡稱“指導規程”）等相關規定，現結合本市實際，制定本辦法。

  第二條 本辦法適用于在本市行政區域內從事工程造價咨詢業務活動的工程造價咨詢企業（以下簡稱“造價企業”）成果及過程文件檔案（以下簡稱“業務檔案”）的管理。

  第三條 本辦法所稱業務檔案管理，是指造價企業從接受委托、調研、取證、編審、合議、復核、審定到出具報告書全過程中形成具有查考和保存價值等文件材料的相關管理工作。

  第四條 造價企業業務檔案管理應遵循客觀、科學、合理的原則，確保業務檔案完整、準確、規范、系統，并依法保護國家秘密、商業秘密和個人隱私。

  第五條 南京市建設工程造價監督站（以下簡稱“市造價站”）負責造價企業業務檔案管理的監督指導、標準制定、考核評定等工作，并組織實施差別化監管。

第二章 業務檔案立卷要求

  第六條 業務檔案立卷遵循工程造價咨詢文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的系統聯系；應按委托項目分別立卷，對于多專業、多標段、周期長、復雜性項目也可按咨詢報告進行立卷。卷內文件材料應真實完整、手續完備、關系對應。

  第七條 業務檔案立卷類型應依據工程造價咨詢合同服務內容確定，包括：項目建議書及可行性研究；投資估算的編制與審核；設計概算的編制與審核；施工圖預算的編制與審核；工程量清單的編制與審核；最高投標限價的編制與審核；投標報價分析；工程實施階段造價咨詢；工程結算的編制與審核；工程竣工決算的編制與審核；全過程造價咨詢；工程造價鑒定等其他有關工程造價咨詢工作。

  第八條 造價企業應根據不同咨詢業務類型，按照業務檔案歸檔材料（咨詢成果文件、咨詢依據文件、其他文件）、案卷的編目、卷內文件目錄、卷內備考表以及案卷裝訂等要求，做好業務檔案的組卷與裝訂，確保檔案內容完整齊全、質量良好，便于有效查閱。

  第九條 造價企業在規范紙質業務檔案管理的基礎上，應結合業務系統，建立電子檔案管理體系，實現電子文件從形成到歸檔、保管、利用的全過程管理。

第三章 業務檔案內部管理

  第十條 造價企業應建立健全業務檔案管理的各項規章制度，包括檔案收集制度、統計制度、保密制度、借閱制度和庫房管理制度以及檔案管理人員守則等。

  第十一條 造價企業應有封閉、獨立的檔案管理空間，明確專人負責業務檔案管理工作，至少配備一名專（兼）職檔案管理人員，并要求嚴格按照業務檔案管理的各項規章制度履行工作職責。

  第十二條 檔案管理員應努力學習理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平，積極參加檔案業務培訓，了解各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。切實做好檔案的收集、分類、整理、編目等工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量。

  第十三條 造價企業在完成委托的咨詢項目后，應向委托方出具書面咨詢報告書，在咨詢報告書簽發后40日內逐項建立檔案，并在“江蘇省建設工程造價市場監管監測系統”（www.jszj.com.cn）中上報。

第四章 業務檔案標準制定及應用

  第十四條 市造價站負責監督指導造價企業業務檔案管理工作，制定《南京市工程造價咨詢業務檔案考核標準》（見附件），建立健全業務檔案監管體系，不斷推進造價咨詢行業業務檔案管理工作規范有序。

  第十五條 造價企業業務檔案考核實行百分制，按照《南京市工程造價咨詢業務檔案考核標準》進行考核評分，對不符合考核標準的造價企業，督促其及時改正。

  第十六條 市造價站負責造價企業業務檔案管理的事中事后監管工作，定期組織開展業務檔案專項考核，并將考核結果予以公布。對考核分值在90分及以上和60分以下的造價企業予以通報，同時納入造價企業信用動態管理。

  第十七條 造價企業業務檔案考核結果將作為市造價站差別化監管的依據之一。

  對考核結果為90分及以上的造價企業：

  1.予以表揚；

  2.減少動態檢查頻率；

  3.建議相關部門或專業協會在參選、參評時予以優先考慮。

  對考核結果為60分以下的造價企業：

  1.予以責令限期改正；

  2.列入重點監管企業名單；

  3.加大動態檢查頻率；

  4.建議相關部門或專業協會在評優、評先時予以慎重選擇。

第五章 附則

  第十八條 造價企業應高度重視業務檔案管理工作，嚴格按照指導規程相關要求，認真自查自糾，做到全面收集、規范整理、及時歸檔，確保在考核評分時符合標準要求。

  第十九條 市造價專業協會應切實履行行業自律職責，依據本辦法細化分解、研究落實指導規程，并組織開展造價企業業務檔案培訓和宣貫工作，增加交流探討頻次，推廣業內先進經驗，積極分享業務檔案典型案例，促進行業業務檔案管理水平整體提升。

  第二十條 對參與業務檔案考核的工作人員在履職過程中存在玩忽職守、弄虛作假、濫用職權、隱瞞不報、徇私舞弊的，以及對造價企業業務檔案管理工作造成不良影響的，將按照有關規定給予追究，并給予嚴肅處理。

  第二十一條 市造價站可根據實際情況對《南京市工程造價咨詢業務檔案考核標準》以公告形式進行適當調整。

  第二十二條 本辦法中第二章、第三章及《南京市工程造價咨詢業務檔案考核標準》涉及內容，具體參照指導規程相關要求執行。

  第二十三條 本辦法自發布之日起實施。

  附件（詳見市建設工程造價監督站官網）：南京市工程造價咨詢業務檔案考核標準

南京市建設工程造價監督站

2022年5月31日