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國有企業采購失敗原因及對策分析
新疆交通投資(集團)有限責任公司 劉金修 李鈺
新疆交通科學研究院有限責任公司 陳靚
【摘要】采購工作貫穿國有企業生產、經營和管理的各個環節，其工作成效與企業的經營目標密切相關。如何有效地提高采購成功率是一直困擾國有企業采購人員的重要問題。本文通過研究國有企業采購過程中的問題，系統分析了國有企業采購失敗的原因，提出了解決對策，為國有企業規范采購工作流程、保障采購質量、提高采購成功率提供借簽與參考。
【關鍵詞】國有企業;采購;對策研究
國有企業采購的資金來源屬于國有資金，但它既不屬于政府采購,又與民營企業不同,具有公共采購與企業采購的雙重屬性。這種客觀存在的雙重屬性,要求國有企業采購既要在采購過程中滿足合法合規性要求,也要面臨法規供給不足的現狀。如何處理好合法合規與質量效率之間的矛盾,是國有企業開展采購工作面臨的困惑問題。本文對國有企業采購過程中失敗原因進行系統分析,歸納總結相關經驗,提出解決對策,為提高國有企業采購成功率提供相關建議。
采購失敗主要類型
采購人終止采購。在發生不可抗力、政策或規劃調整、采購文件有重大錯誤、采購計劃發生變化或生產任務取消等情況下，采購人終止采購,從而導致采購失敗。
響應供應商沒有達到規定數量。采購文件發售截止時間后,供應商報名沒有達到規定數量，競爭性不足，導致采購失敗。
經初步評審后響應供應商數量不足，競爭性不足。經過初步評審后,評審小組判斷所有響應文件無效或所有響應報價失去競爭性,且高于市場預期價格,終止評審,導致采購失敗。
成交供應商放棄成交。成交候選人公示期間、成交候選人公告期間或成交通知書發出后,成交供應商放棄成交,導致采購失敗。
其他原因。上述四種采購失敗以外的其他情形。
采購失敗原因
按照采購工作各環節的參與主體，將采購失敗原因主要分為以下五個方面:采購人原因、代理機構原因、供應商原因、評審專家原因及其他原因。
采購人原因
1.市場調研不充分。采購人未對項目進行元分的期調動 對市場供需情況不夠了解,對項目工作量判斷有偏差。如采購人主觀上根據以往的采購經驗上報預算,未考慮成本上漲等因素，導致預算過低,吸引力不足,參與供應商較少。或采用邀請方式時,供應商不具備相關資質條件仍然被邀請。
2.資格條件設置不合理。在采購文件中設定的資格條件不合理,與采購項目的實際需求不符。如某些采購金額不大的項目,采購人育目地認為資質要求越高,完成項目的能力就越強,對自己越有利,進而在采購文件中設置過高的資質要求、財務要求等,導致出現滿足要求的大企業看不上、想參與的中小企業達不到要求的情況。
3.最高限價設置過低。采購人設置最高限價未進行系統的測算分析,單純地將限價降到最低。如部分采購項目設定最高限價時僅從采購人的角度出發,未考慮市場行情、供應商響應成本及履約成本,導致最高限價過低。或采用粗擴的方式設置最高限價,在預算價的基礎上未經市場測算而直接下浮百分比進行設置,有時甚至比成本價還要低,直接導致供應商放棄參與采購活動。
4.采購需求不合理。部分采購人在編寫所需商品技術參數時先入為主,無形中選擇了傾向性指標,指向一個品牌或者限定品牌范圍，排斥了其他潛在響應供應商。或在采購文件中規定了不合理的需求條件，如交貨期要求過短、支付方式過于嚴苛、產品質保期過長等。
代理機構原因
1.采購文件編制水平不足。采購文件的編制是否規范、準確、嚴謹,對整個采購的進度和成敗有直接影響,但實踐中很多采購項目的文件編制仍然存在較多問題。如代理機構慣性套用以往的采購文件范本、忽視了項目之間的差異性,導致有些條款甚至相互抵觸。
2.采購文件中否決條款過多。為了減少歧義,在編制采購文件時設置了較多的否決條款,未考慮項目實際情況,導致采購文件中本來應按照細微偏差處理的也做否決條款處理,結果造成采購失敗。
3.評審環節有瑕疵。招標代理機構雖不參與具體評標工作,但應具備一定的專業技術能力。在項目評審時,部分工作需要招標代理機構進行輔助,此時招標代理機構的專業能力就尤為重要,需對采購文件中表述不清或者不明確的部分條款向評審專家進行釋義。如某些采購項目本來可以繼續進行,但是由于招標代理機構對采購文件條款理解不到位、解釋不清楚、法律條文不熟悉導致本應采購成功的項目失敗。
供應商原因
1.供應商自身能力、實力不足。部分供應商參加采購活動較少，沒有專業的響應文件編制人員，員工臨時兼職,編制經驗匱乏,在采購過程中不能充分理解并響應采購文件的要求,導致采購文件符合性審查不通過或出現嚴重偏離,如報價超過最高限價、未按要求提供財務、納稅證明，未遞交響應保證金,未按要求響應帶*的重要條款等。
2.思想不重視,響應文件低級錯誤較多。部分供應商在編制響應文件時思想不重視,準備工作不足,倉促響應,不做全面細致地研究,導致編制的響應文件不夠嚴謹,低級錯誤領現,響應文件質量較低。如響應文件未按要求密封、響應函法定代表人不簽字不蓋章、響應產品的規格參數不符合采購文件要求、項目名稱不對應、報價大小寫不一致等錯誤。
3.缺乏正確認識,心存僥幸。部分供應商對采購工作缺乏正確認識,存在饒幸心理,為了可以成交,故意將報價調低,企圖通過不合理低價成交:更有甚者,自身資格條件不符合采購文件的實質性要求,企圖通過捏造相關材料蒙混過關。
評審專家原因
1.專業性不夠,經驗不足。評審是采購的關鍵環節,評審過程中專家的專業知識、業務能力尤為關鍵。部分專家不能準確理解和熟練掌握項目所涉及的專業知識,對采購程序和評審要求不了解,對采購相關法律法規、政策條文不熟悉，缺乏采購評審領域的法律體系支撐,評審中容易出現憑個人主觀經驗判斷的情況。部分專家理論知識更新緩慢,不注重學習新知識、探索新領域,缺乏對市場上主流產品與技術工藝的了解和掌握，專業能力與時代脫節,沿用老套的思想、慣用的手法,“一視同仁”地進行評審,無法滿足評審工作的需要。
2.責任心不強,擔當缺失。采購評審是一項嚴謹而細致的工作，也是實現公開、公平、公正原則的重要環節。部分評審專家在評審時,閱讀采購文件不夠細致，對實質性要求和關鍵性條款理解不到位。當采購項目標段或響應文件數量較多時,缺乏一定的工作耐心,不能以認真的態度完成評審。加之責任心不強,時常導致誤判,使采購工作變得非常被動。同時,部分評審專家在選擇評審專業時為增加抽中概率,未能嚴格從所學專業、工作經歷出發,申報多個跨度大、不熟悉的評審專業。
其他原因
采購信息披露不充分。目前國有企業采購信息主要通過中國招標投標公共服務平臺及企業官網,由于每天發布的采購信息量巨大,更新速度較快,很多采購信息不容易被找到,潛在供應商獲取信息難度較大。部分采購項目如采用談判、詢價等采購方式時,雖滿足法律法規的要求,但不能做到廣而告之，當供應商獲取到采購信息時,編制響應文件時間往往不足,導致很多潛在供應商沒有參與,競爭性不足。
提高采購成功率的對策
加強采購知識學習、規范采購工作流程
國有企業要加強對招標采購相關法律法規與政策條文的研究學習,把學習與工作有機結合起來,在干中學、學中干,深刻理解采購工作的重要意義,提升采購能力,提高采購效率,豐富采購實踐經驗,進一步強化和規范采購工作流程,完善內部流程控制制度。
明確實際采購需求,合理編制采購預算
采購人準確合理地提出采購需求是開展采購工作的第一步。采購需求編制要符合國家法律法規,滿足采購人實際工作需要，滿足項目基本需求和公開、公平、公正原則,不得帶有歧視性、排他性和傾向性。編制采購預算時要對企業環境變化做出理性分析,廣泛收集采購商品的質量、價格等市場信息,掌握主要采購商品信息的變化,根據市場信息的動態變化做好調整,努力做到穩妥、可靠、不重不漏,符合市場預期。
做好市場采購調研,科學設置評審條件
采購人要將前期工作做細、做扎實,根據自己的實際采購需求和項目定位進行市場調研,深入了解供需情況,對潛在供應商的資質、信用、業績、履約能力、財務狀況等進行研究分析,科學合理地設置資格條件、評分標準與合同條款,為采購工作的順利開展打下堅實的基礎。
規范使用采購范本,嚴謹編制采購文件
嚴謹、細致、準確、合規的采購文件是保證采購工作順利開展的基礎，也是解決采購失敗問題的關鍵途徑。目前國家、協會等都發布了不同采購類別的示范文本,為有效規范采購文件的編寫提供了參考和依據。基于此,通過參考國家、協會采購示范文本,結合國有企業自身的現狀，組織相關專業技術力量研究編制適用于企業內部的采購示范文本，解決企業采購過程中因采購文件編寫不規范、不嚴謹、不科學而導致采購失敗的問題。
細化評審管理工作,提升項目評審水平
采購評審是整個采購工作中的關鍵一環,細化評審管理工作,加強代理機構、監督人員對評審專家的組織和監督,對提升采購評審水平、提高采購成功率具有顯著作用。首先,根據項目自身特點,從滿足要求的專家庫中隨機抽取具備專業知識、類似項目經驗、了解采購法律法規、行業政策等要求的評審專家。其次,在準備評審時認真宣讀評審紀律、保密紀律,組織評審專家認真閱讀采購文件、熟悉采購項目、掌握評審標準和方法。再次,在評審過程中協助專家快速進入評審工作,引導評審專家掌握評審節奏,認真、細致、嚴謹地進行評審。若評審專家出現偏離評審主題的討論時,適時提醒。完善復核機制,及時、有效地糾正評審中出現的問題,最后,評審過程中實行全程錄音錄像、全過程監督，做好各階段保障工作。
優化創新采購方式,提高項日采購質量
在堅持法定性與合規性原則的基礎上,適度對采購方式進行優化創新，促進采購方式科學化發展,提高采購項目的質量與效率。如深入推進電商采購,充分發揮網絡電商采購陽光透明、高效快捷的優勢,對采購頻次高、單次規模小、集約化不足、風險點多的低值易耗品進行電商采購;或根據實際情況，對傳統的分散采購，統籌規模優勢,試行集中采購,在實現以量換價的同時提高采購項目的質量與效率。
結語
本文針對國有企業采購中遇到的采購失敗問題進行了分析研究,對國有企業加強內部管理,規范國有企業采購行為,防范國有企業采購失敗風險,提升國有企業采購質量,解決國企采購采購成功率較低的問題提供一定參考和借鑒。
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