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電子投標常見問題及應對策略
中鐵九局集團第一建設有限公司李莉莉
伴隨我國經濟現代化的高速發展，招標投標領域數字化應用越來越普及，AI、5G、大數據、智能互聯等信息化手段不斷加持，電子投標在公共資源交易和政府采購項目中所占比例越來越高。與傳統紙質投標相比，電子投標有著極大的優勢，同時也暴露出諸多的問題。本文簡述了電子投標的優勢，梳理了電子投標常見問題，給出了相應的應對策略。
在電子投標工作中，各參與方要嚴格遵守我國《招標投標法》及相關法律法規，同時還應該認真對待招標平臺對電子投標工作的具體實施規則，現就電子投標的優勢、常見問題、應對策略做簡單的論述，從而能夠更好地解決電子投標工作中的問題。
一、電子投標的優勢
電子投標的優勢主要體現在以下五個方面。
一是電子投標實現了無紙化辦公，在政策上符合國家提出的綠色低碳經濟政策和綠色采購的要求。二是電子投標提高了招標投標工作的透明度，能更好體現招標投標的公平公正原則。三是電子投標文件內容更加準確，可以更好更順利地實現異地評標。四是借助電子投標工作，能夠更好地建立健全信用機制，促進行業的健康有序發展。五是電子投標對于監管部門而言，可以結合大數據，更容易發現和判定圍標串標等違法違規行為。
二、電子投標的常見問題
在電子投標文件的編制和遞交過程中，存在諸多的風險，對于投標人而言，有以下八種常見問題。
1.CA認證有效性問題
現階段在政府或行業平臺招標的項目，大多是以CA認證作為數字加密的一種方式。對于投標人而言，最大的風險就是CA認證失效。認證失效的原因有很多種，如CA認證證書未能及時延期、忘記密碼、沒有升級CA認證加密方式、開標解密的CA認證鑰匙不是加密標書時使用的鑰匙等。
2.過多加蓋或錯蓋電子印章
很多投標人慣用紙制標書制作思維，在電子投標文件逐頁加蓋電子印章，甚至一頁多次加蓋電子印章，解密文件時就需要多次與CA認證服務器驗證印章有效性，導致開標解密時間超時。還有一種情況是，錯蓋了不同招標平臺的電子印章，從而導致電子印章認證不通過，被認定為投標無效。
3.未在投標文件截止時間前上傳投標文件
因投標人在最終定價時反復修改，未能給上傳電子投標文件預留足夠的時間;或因交易中心服務器突發網絡故障的，投標人未能按時上傳電子投標文件。
4.因操作不規范而違反法律法規的問題
在報名、下載招標文件、上傳投標文件時IP地址與其他投標人高度相似，導致被判定串標。
5.招標平臺投標人信用庫中掃描件與原件不一致
電子投標文件中證件、合同等掃描件需要與招標平臺備案的信用庫同步數據，同步的掃描件與原件不一致，如合同掃描件與現場備查的原件不一致。
6.電子投標文件制作工具版本過低，與評標系統版本不兼容
這種情況會導致電子標書無法打開或者打開錯誤，導致電子投標文件失效，而被判定投標無效的情況。
7.備份電子投標文件不可讀取或忘記存儲
為了避免因斷電或系統故障等原因，招標文件要求投標人需要準備電子投標文件備份文件，以光盤或U盤方式密封提交。投標人可能會因忘記寫入或錯誤寫入光盤或U盤，導致備份文件沒有正確提交而被否決投標。
8.工程量清單填寫不規范或與其他投標人過度一致
電子化評標井結合大數據比對，對投標人已標價工程量清單進行清標，已經成為大多數招標平臺判定投標人是否圍標的重要手段之。
三、電子投標常見問題的應對策略
1.強化CA認證管理，建立有效管理機制
CA認證要根據公司的任務分工細分責任人，可使用部門共享郵箱的郵件提醒功能，標注CA辦理時間及征書有效期，對即將過期的要及時辦理證書的延續申請。同時也要建立有效的證書管理臺賬，標明證書號、應用平臺、有效期等信息。在辦理證書時，建議只辦理一至兩年的CA認證，以避免因CA認證系統升級加密方式而導致證書失效的情形。在加密和開標時，盡可能地只使用企業證書加密，開標同時攜帶企業證書和法人證書。
2.嚴格按照招標文件要求蓋章
現階段絕大多數的電子招標文件會指定需要加蓋印章的具體位置，投標人只需在指定的位置按要求加蓋即可。對于相同認證機構辦理的不同平臺的CA證書，要做好應用平臺的標注，以避免錯蓋不同平臺的電子印章。
3.把時間觀念貫宣至投標人的每一層級
時效性是投標文件的根本屬性，這在電子投標文件上傳過程中體現得尤為明顯，投標截止時間一到，服務器會拒絕所有投標人上傳投標文件。這就要求投標人的定價決策人，一定要給足報價人員合理的修改時間，也要留出足夠的上傳時間，建議預留六小時以上。
4.設置專用的電子投標文件生成、上傳的計算機和網絡
隨著大數據、5G等信息技術的全面應用，監管部門對于國標串標的評審越來越嚴格高效，為避免因投標人的標書制作人員操作失誤，被監管機制誤傷，建議投標人設置專門的標書生成、加密的計算機和專用的上傳網絡。可以使用高性能的筆記本計算機，上傳網絡可使用便攜式5G無線路由器或使用手機開啟共享熱點，能夠保證上傳計算機信息、網絡信息的唯一性。
5.建立完善的企業投標資料數據庫
投標資料數據庫是投標文件的基石，數據庫的收集、完善和整理是至關重要的。企業證照、人員證件、工程合同等資料要按類別、資格、專業分類，做好臺賬并及時更新補充，做好掃描件與原件的核對，臺賬中要標明證件關鍵信息，如合同編號、正副本、證書編號、有效期等信息。人員證件資料要盡量收集完整。工程合同、獲獎證書等資料按工程性質、年限分好類，信息要規范完整，能體現出項目的規模特征、工期造價、項目負責人等關鍵要素。這不僅有助于提升編制電子投標文件的效事，同時也強化了投標文件的質量。
6.及時更新投標文件制作工具
各招標平臺的投標文件制作工具，即使是同一軟件公司制作，也不互相兼容。在編制電子投標文件時候，盡量重新下載對應招標平臺的電子投標編制軟件，并升級到最新版本。在本次投標活動結束后，卸載這些投標文件制作軟件，以保證不同招標平臺的投標編制軟件之間不發生沖突。
7.提高電子標書制作人員業務能力
從初始建立投標人基本信息數據，招標文件報名下載，編制投標文件、上傳電子投標文件到開標解密、投標總結復盤，電子標書制作人員參與投標的全過程，這就要求電子標書制作人員要有豐富的經驗技巧、專業的技術知識，同時要認真、細心且要有很強的責任心。對于自己負責的招標平臺企業信息及時更新完善，及時了解招標平臺發布信息，及時全面做好投標總結，并對過程中出現過的失誤進行總結復盤。嬰多關注公告中投標人投標被否決的原因，定期組織業務培訓，相互交流經驗，提高電子標書制作人員的工作能力。
8.有策略性地對工程量清單進行標價
投標人應該積極建立企業定額，運用不平衡報價法等報價策略對招標人發出的工程量清單進行認真填報，同時要用好軟件中的清標功能，杜絕以招標控制價整體下浮一定比例填報，可以有效避免與其他投標人已標價工程量清單存在致性的問題。
四、結語
電子投標是投標未來發展的方向，有著完全取代傳統紙制投標的趨勢，投標人要根據電子招標平臺的規則，做好投標管理、人員素質提升、投標制度管理等各個環節的工作，并且結合投標人自身的實際情況，采取有效應對策略來保障電子投標工作的順利實施。
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